Migracja poczty do Microsoft 365
Przenosimy firmową pocztę do Exchange Online, a kalendarze, kontakty, skrzynki współdzielone i uprawnienia ujmujemy w planie dopasowanym do systemu, z którego wychodzicie. Zaczynamy od audytu źródła, bo to on mówi, co da się przenieść automatycznie, a co wymaga osobnego kroku. Potem pilotaż na kilku skrzynkach, przełączenie poza godzinami pracy i odbiór według ustalonej listy.
Pracujemy dla firm z Warszawy i zdalnie w całej Polsce. Jako Microsoft CSP Reseller dostarczamy też licencje, więc tenant, licencje i migracja są w jednych rękach.
Kiedy firmy się do nas zgłaszają
- Poczta na hostingu przestała wystarczać: małe skrzynki, spam, brak wspólnych kalendarzy, słaba kontrola nad kontami.
- Własny serwer Exchange 2016 lub 2019 nie dostaje już poprawek bezpieczeństwa. Wsparcie zakończyło się 14 października 2025 r., a płatny program dodatkowych aktualizacji ESU skończył się w październiku 2026 r.
- Firma przechodzi z Google Workspace na Microsoft 365, bo i tak pracuje w Wordzie, Excelu i Teams.
- Połączenie lub podział firm wymaga przeniesienia użytkowników do jednego wspólnego środowiska.
Skąd migrujemy i co się przenosi
| Źródło | Zakres migracji | Wymaga przygotowania lub osobnego kroku |
|---|---|---|
| Poczta na hostingu (IMAP), np. home.pl, nazwa.pl, OVH | Wiadomości i foldery. Narzędzie migracji IMAP w Microsoft 365 obsługuje do 500 000 elementów na skrzynkę i wiadomości do 35 MB. | Kontakty, kalendarze i zadania, których migracja IMAP nie przenosi. Lokalne archiwa PST. Podpisy. |
| Własny serwer Exchange | Poczta, kalendarze, kontakty, skrzynki współdzielone i zasobów. Metodę (pełna migracja albo hybryda) dobieramy do wersji serwera i tożsamości w Active Directory. | Uprawnienia do skrzynek, archiwa, foldery publiczne, aplikacje wysyłające pocztę przez serwer. |
| Google Workspace | Poczta i filtry (jako reguły, domyślnie wyłączone), kalendarze, kontakty. Pliki z Dysku Google przenosimy do OneDrive i SharePoint. | Kalendarze współdzielone i rezerwacje sal, autoodpowiedzi, dodatkowe adresy w kontaktach, które mają ich więcej niż trzy. Na Dysku: migrację uprawnień i starszych wersji trzeba włączyć (domyślnie przechodzi tylko najnowsza wersja), a linki udostępnień tworzymy na nowo. |
| Inny tenant Microsoft 365 | Zależnie od licencji i wybranego narzędzia: skrzynki, OneDrive, witryny SharePoint. | Domeny (domena może być przypisana tylko do jednego tenanta), Teams, automatyzacje Power Automate, aplikacje podłączone do tenanta. |
Zmiana firmy IT, partnera licencji czy tenanta?
To trzy różne sytuacje i tylko jedna z nich jest migracją:
- Zmiana firmy, która administruje Microsoft 365. Tenant zostaje ten sam. Przejmujemy dostępy i dokumentujemy konfigurację. Opisujemy to w administracji Microsoft 365.
- Zmiana partnera, od którego kupujecie licencje. Tenant i dane zostają. Subskrypcje przenosi się procedurą transferu między partnerami Microsoft, uzgadnianą z dotychczasowym dostawcą. Kwalifikujące się subskrypcje NCE można przenieść także w trakcie okresu, bez czekania na odnowienie.
- Przeniesienie do innego tenanta. Dopiero to jest migracja danych: skrzynek, plików i domen.
Co sprawdzamy w audycie, zanim cokolwiek przeniesiemy
Migracje rzadko psują się na samym przenoszeniu wiadomości. Psują się na rzeczach, o których nikt nie pamięta do pierwszego dnia po przełączeniu. Dlatego audyt obejmuje:
- Adresy. Aliasy, adresy dodatkowe, grupy dystrybucyjne i adresy, na które przychodzą formularze ze strony. Każdy musi mieć odpowiednik w Microsoft 365.
- Skrzynki współdzielone i uprawnienia. Pełny dostęp, „Wyślij jako” i „Wyślij w imieniu” spisujemy z źródła i odtwarzamy według listy.
- Reguły i przekierowania. Przy okazji wyłapujemy przekierowania firmowej poczty na prywatne skrzynki.
- Kalendarze. Kalendarze współdzielone, sale konferencyjne i sprzęt jako skrzynki zasobów.
- Urządzenia i programy, które wysyłają maile. Skanery, drukarki wielofunkcyjne, programy księgowe, CRM, monitoring. Dla każdego wybieramy metodę wysyłki zgodną z Microsoft 365. Ważne: Microsoft zapowiedział, że pod koniec grudnia 2026 r. wyłączy domyślnie logowanie podstawowe (login i hasło) dla SMTP AUTH w istniejących tenantach. Administrator może je jeszcze czasowo włączyć z powrotem, ale to tylko odroczenie. Dlatego każde takie urządzenie przestawiamy na OAuth albo na przekaźnik SMTP przez konektor, jeśli spełnia jego warunki (port 25, stały publiczny adres IP albo certyfikat).
- Duże skrzynki i archiwa PST. Kolejność i czas przenoszenia oraz miejsce docelowe archiwów.
- DNS i nadawcy poczty. Wszystkie systemy, które wysyłają maile z Waszej domeny, bo muszą się znaleźć w SPF, a najlepiej podpisywać DKIM.
Jak przebiega migracja
- Audyt i plan. Inwentaryzacja źródła, wybór metody, lista wyjątków, termin przełączenia i plan awaryjny spisany przed pracami.
- Przygotowanie tenanta. Domeny, konta w Entra ID, licencje, skrzynki współdzielone i zasobów, grupy.
- Zabezpieczenia przed startem. MFA, dostęp warunkowy (gdy licencja zawiera Entra ID P1, np. Business Premium), konta awaryjne, polityki ochrony poczty i blokada starych protokołów logowania po sprawdzeniu integracji. SPF, DKIM i DMARC ustawiamy zgodnie z planem przełączenia domeny i listą wszystkich nadawców. Nie dorabiamy tego po fakcie.
- Pilotaż. Migracja kilku skrzynek i sprawdzenie wyniku z ich użytkownikami.
- Migracja główna. Przenoszenie danych w tle, podczas gdy zespół pracuje na starej poczcie.
- Przełączenie. Poza godzinami pracy: zmiana MX i autodiscover, końcowa synchronizacja, test poczty w obie strony.
- Odbiór i wsparcie. Pierwsze dni z użytkownikami, potem odbiór według listy i zamknięcie dostępów narzędzi migracyjnych.
Dzień przełączenia: czego się spodziewać
Przełączamy wieczorem albo w weekend. Rano pracownicy logowają się do nowego konta, potwierdzają MFA i w razie potrzeby zakładają nowy profil Outlooka oraz dodają konto na telefonie. Instrukcję dostają wcześniej, a my jesteśmy dostępni na miejscu albo zdalnie. Po zmianie rekordu MX część serwerów nadawców jeszcze przez jakiś czas kieruje pocztę na stary adres (przy migracji IMAP Microsoft zaleca utrzymać synchronizację co najmniej 72 godziny), dlatego starą skrzynkę wyłączamy dopiero po synchronizacji końcowej i sprawdzeniu przepływu poczty.
Plan awaryjny
Przed rozpoczęciem ustalamy, w jakich sytuacjach przerywamy migrację i jak wracamy do poprzedniego stanu. Przy migracji z hostingu albo serwera do momentu przełączenia DNS powrót jest prosty, bo stara poczta działa bez zmian. Przed startem wskazujemy, od którego momentu powrót przy wybranej metodzie wymaga odtworzenia lub ponownego przeniesienia danych. Po przełączeniu powrót oznacza także przeniesienie wiadomości, które zdążyły przyjść do Microsoft 365, i to też jest w planie. Natywna migracja Microsoft między tenantami usuwa skrzynkę źródłową po udanym przeniesieniu, dlatego przed startem robimy kopię i sprawdzamy, jak ją odtworzyć.
Jak odbieramy migrację
- Raport narzędzia migracyjnego z listą elementów pominiętych i błędów, wyjaśnionych lub przeniesionych osobno.
- Test wysyłki i odbioru, także z adresów aliasowych i skrzynek współdzielonych.
- Sprawdzenie uprawnień, kalendarzy współdzielonych i sal.
- Test każdego urządzenia i programu z listy nadawców.
- Weryfikacja SPF, DKIM i DMARC.
- Potwierdzenie odbioru przez osobę wskazaną przez firmę.
Co dostajesz po migracji
- Raport z przebiegu prac z godzinami, wyjątkami i sposób ich rozwiązania.
- Dokumentację tenanta: konta, licencje, grupy, skrzynki współdzielone, uprawnienia, rekordy DNS.
- Skonfigurowane zabezpieczenia kont i poczty.
- Instrukcję dla pracowników.
- Możliwość dalszej opieki w ramach administracji Microsoft 365.
Co przygotowuje firma
- Dostęp do panelu DNS domeny albo kontakt do osoby, która nim zarządza.
- Dostęp administratora do obecnej poczty.
- Listę pracowników i skrzynek, które mają zostać przeniesione.
- Osobę decyzyjną po Waszej stronie.
- Informację o urządzeniach i programach, które wysyłają maile. Jeśli jej nie macie, ustalimy to w audycie.
Najczęstsze pytania
Czy będzie przerwa w dostępie do poczty?
Przełączamy poza godzinami pracy, żeby ograniczyć wpływ na firmę. Rano może być potrzebne ponowne logowanie i nowy profil Outlooka, a pierwszego dnia pomagamy każdemu, kto ma z tym kłopot.
Ile trwa migracja?
Zależy od liczby skrzynek, ilości danych i źródła. Harmonogram podajemy po audycie.
Czy wszystkie stare wiadomości zostaną przeniesione?
Przenosimy całą zawartość dostępną w źródle w ramach limitów wybranej metody. Wszystko, czego narzędzie nie przeniosło, wykazujemy w raporcie i przenosimy osobno albo uzgadniamy z Wami.
Co z kalendarzami i kontaktami przy migracji z hostingu?
Migracja IMAP ich nie przenosi, więc robimy to osobnym krokiem.
Czy skaner i program księgowy będą dalej wysyłać maile?
Tak, jeśli obsługują jedną z metod wysyłki Microsoft 365. Sprawdzamy każde urządzenie w audycie. Starsze modele czasem wymagają aktualizacji albo przekaźnika.
Czy przeniesiecie też pliki?
Tak, z serwera, NAS albo Dysku Google. Więcej w migracji plików do SharePoint i OneDrive.
Czy musimy kupić licencje u Was?
Nie, ale możemy je dostarczyć jako Microsoft CSP Reseller, na polską fakturę VAT.
Powiązane usługi
Migracja poczty do Microsoft 365
Kontakt
Skontaktuj się z nami
IT Experts sp. z o.o.
+48 506 506 350office@itexperts.com.pl
ul. Wolfkego 11/13, 01-494 Warszawa, PolskaNIP 5223057169